Mempersiapkan Diri Bila Terjadi Krisis Issues Management
(Maria Wongsonagoro, Public Relations Consultant)
Diterbitkan 19 Oktober 2015
Rencana pemerintah untuk merekrut 100 tenaga humas baru, baik dari lingkup pegawai negeri sipil maupun masyarakat umum, diberitakan oleh media pada tanggal 12 September 2015. Tujuan rencana tersebut adalah untuk memastikan seluruh kegiatan pemerintahan terekspos publik melalui media massa.
Kwalifikasi tenaga humas baru adalah minimal S-2 jurusan Komunikasi Publik dan harus berusia minimum 25 tahun dan maksimal 28 tahun. Mereka yang terpilih akan ditempatkan di semua kementerian guna menggerakkan informasi publik.
Wacana perekrutan tenaga humas baru digulirkan karena kapasitas kehumasan kementerian secara umum saat ini dianggap tidak maksimal. Padahal, Presiden Joko Widodo telah memerintahkan semua biro humas kementerian untuk mengekspos aktivitasnya.
Saat membaca rencana pemerintah tersebut, saya agak kaget. Pertama, karena semua biro humas kementerian sudah ada di setiap kementerian.
Kedua, tenaga humas baru tersebut seharusnya mempunyai kelebihan dibandingkan dengan tenaga humas yang sudah ada di setiap biro humas kementerian. Kalau tidak, percuma menempatkan manusia yang tidak akan dianggap oleh mereka yang sudah lama menempati jabatan di biro humas dan dipastikan lebih berpengalaman dan mempunyai kapasitas lebih pula.
Ketiga, bila merekrut tenaga humas baru yang mempunyai keahlian yang melebihi mereka yang sudah ada di biro humas setiap kementerian, apa yang bisa diharapkan dari anak-anak baru yang berusia minimum 25 tahun dan maximal 28 tahun? Tenaga humas, yang saya artikan sebagai public relations practitioner, menghadapi tugas yang sangat berat, baik di lingkungan pemerintahan maupun di swasta. Jam terbang yang cukup sangat diperlukan selain latar belakang pendidikan dan mempunyai cerdasan, sensitifitas dan strategic thinking. Selain itu, pengalaman menangani issues (issues management) beberapa tahun dan crisis communications management, komunikasi dalam keadaan krisis, juga mutlak.
Keempat, saya sering diminta perusahaan untuk mencari tenaga Public Relations Manager yang sudah berpengalaman. Susah sekali mendapatkan calon tiga orang saja untuk diajukan kepada perusahaan yang ingin merekrutnya. Mengapa? Mereka yang ahli dan berpengalaman sudah hampir dipastikan bekerja pada perusahaan ternama dan mendapat
imbalan yang sangat baik, jadi tidak ingin pindah kerja. Kemudian yang lain belum memenuhi syarat karena kualifikasi mereka belum sesuai dengan permintaan. Nah, pemerintah berencana merekrut 100 tenaga humas, yang asumsi saya mempunyai kualifasi seperti PR Manager. Apa iya bisa?
Jadi bagaimanakah solusinya?
Pengamatan saya yang sudah berpengalaman 30 tahun di bidang public relations adalah bahwa sistem atau strukturnya yang perlu dirubah terlebih dahulu. Bila dibandingkan dengan perusahaan swasta, humas pemerintah merupakan BIRO jadi kepalanya adalah echelon II. Ini perlu ditingkatkan ke echelon I karena posisi humas harus lebih strategis dan menempel pada the highest decision maker, Menteri atau kepala instansi, dengan wewenang yang tinggi.
Di berbagai perusahaan swasta, kepala humas bukan saja menduduki level manager, tetapi ada yang level director, vice president atau senior vice president of corporate communications. Otoritasnya sejajar dengan anggota direksi lain karena ia ditugaskan merancang strategi komunikasi perusahaan untuk mendukung strategi bisnis, mengelola issues (issues management) untuk melindungi dan memperkokoh reputasi perusahaan, dan memegang komando saat terjadinya krisis. Wewenang tinggi dibutuhkan untuk penanganannya, karena harus mengatur komunikasi para anggota direksi, bahkan CEO sekalipun.
Kemudian, kepala humas harus pejabat yang dapat memenuhi kriteria tertentu bila posisinya ditingkatkan. Selain latar belakang pendidikan, skills, pengalaman dan sebagainya, ia harus mempunyai mindset dan behavior yang dibutuhkan sebagai PR practitioner handal. Selain itu, ia juga perlu menguasai bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, berbicara dan menulis. Indonesia akhir tahun akan menjadi bagian dari masyarakat bersama, kepala humas tersebut perlu ‘bertarung’ in the court of public opinion, menghadapi humas-humas negara lain di wilayah ASEAN.
Yang sangat diperlukan untuk para pejabat humas di kementerian adalah capacity building, pelatihan yang intens karena didesak oleh kebutuhan yang amat sangat besar. Tim pelatih jangan dari dunia akademis saja, tetapi dari para praktisi yang sudah mengumpulkan pengalaman lebih dari 20 tahun.
Selain itu, setiap kementerian perlu dibekali dengan Communications Policies & Procedures atau Panduan Komunikasi yang berisi SOP (standard operating procedures) yang harus ditaati oleh semua jajaran kementerian. Panduan Komunikasi sebaiknya mengacu kepada best practice.
Bagian dari pelatihan adalah effective communication skills, para juru bicara dilatih untuk berbicara di depan publik, pada saat konperensi media, diskusi panel, wawancarai media, terutama televisi, dan pada berbagai kesempatan. Para pejabat sering diliput televisi, ada yang bagus tetapi ada juga yang kurang.
Kesalahan yang saya lihat mulai dari penyampaian key messages yang tidak efektif sampai pada body language yang secara tidak langsung juga menyampaikan pesan. Selain itu, the ability to keep cool dalam setiap wawancara, terutama yang membicarakan masalah sensitif. Kalau emosi terpancing, maka juru bicara dapat oleng dalam menyampaikan pesan.
Keluarlah personal feelings di luar script yang telah ditentukan dan seringkali ini sangat damaging. Pelatihan effective communication skills bukan saja untuk jajaran humas, tetapi juga untuk pejabat tertinggi dan echelon I, terutama yang ditugaskan menjadi juru bicara.
Artikel ini membahas sebagian saja, yang mendesak, dari kebutuhan di bidang humas karena lainnya masih banyak yang perlu dilakukan. Semua yang disebut di atas dapat terlaksana namun memerlukan overhaul birokrasi atau reformasi komunikasi. Mungkinkah ini terjadi?
