BASIC PUBLIC RELATIONS TRAINING

Maria Wongsonagoro, PR Consultant

Salah satu prasyarat komunikasi efektif di perusahaan, instansi, lembaga, adalah Communications Policies & Procedures Manual atau Panduan Komunikasi. Tujuan Panduan Komunikasi adalah untuk mengatur semua komunikasi yang disampaikan oleh perusahaan, instansi, lembaga.

Panduan Komunikasi dapat berbentuk soft copy yang ditempatkan di server perusahaan, instansi, lembaga, yang dapat diakses oleh mereka yang tugasnya terkait dengan komunikasi, termasuk tingkat atas.

Sebagai dokumen hidup, Panduan Komunikasi dapat diubah maupun direvisi dari waktu ke waktu, sesuai dengan situasi yang berkembang, aksi dan inisiatif perusahaan, instansi, lembaga.

Selain soft copy, mungkin perusahaan, instansi, lembaga ingin juga membuat hard copy Panduan Komunikasi yang ditempatkan di ordner/binder yang dapat dibaca sewaktu-waktu. Bab-bab dapat diganti bila updating perlu dilakukan.

Panduan Komunikasi dimulai dengan PENGANTAR oleh CEO, Direktur Utama atau pembuat keputusan

tertinggi. Hal ini dibutuhkan untuk memberi kekuatan agar sistem dan prosedur komunikasi terkandung dalam panduan, perlu ditaati. Di instansi pemerintah, Panduan Komunikasi dapat diawali dengan Peraturan.

BAB I – PROFIL (PROFILE)

Menjelaskan tentang branding perusahaan, instansi, lembaga dan mencakup:

• Visi
• Misi
• Nilai-nilai
• Tujuan
• Riwayat singkat dan milestones
• Informasi terkait lainnya seperti produk atau layanan

Semua komunikasi yang disampaikan kepada publik perlu berlandaskan branding perusahaan, instansi, lembaga.

BAB II – PEMANGKU KEPENTINGAN (STAKEHOLDERS)

• Definisi pemangku kepentingan atau stakeholders
• Pemetaaan stakeholders yang dihadapi oleh perusahaan, instansi, lembaga, sesuai prioritas
• Stakeholders relations – prosedur menjalin komunikasi dua arah dan hubungan yang serasi antara perusahaan, instansi, lembaga dan stakeholders
• Stakeholders engagement – prosedur bekerjasama atau berkolaborasi antara perusahaan, instansi, lembaga dengan stakeholders, terutama dengan stakeholders yang dapat memberi dukungan pihak ketiga

BAB III – KOMUNIKASI INTERNAL (INTERNAL COMMUNICATIONS)

• Sistem dan prosedur untuk menjaga komunikasi yang lancar – dari atas ke bawah, dari bawah ke atas dan antar bagian atau unit
• Pembentukan Forum Komunikasi untuk menyelaraskan komunikasi di perusahaan, instansi, lembaga
• Menetapkan level-level kelompok internal stakeholders
• Berbagai strategi komunikasi untuk meningkatkan branding dan budaya kerja korporasi atau instansi di antara stakeholders internal
• Kerjasama dengan divisi/unit lain terkait sumber daya manusia untuk melaksanakan program, inisiatif maupun kegiatan
• • Perangkat komunikasi internal seperti email, nota dinas, majalah, portal, dsb
  • Pertemuan berkala seperti tatap muka, kelompok kecil, town hall, dsb

   

  Templates dan checklists

  • Briefing document template
  • Publicity strategy template
  • Media relations template
  • Press release template
  • Press conference checklist
  • Event handling checklist
  • Project report template
  • Lainnya

   

  BAB IV – KOMUNIKASI EKSTERNAL

  • Menetapkan juru bicara utama dan juru bicara yang ditunjuk berdasarkan lingkup wewenangnya
  • Pelatihan bagi para juru bicara dan mereka yang kemungkinan akan diminta keterangan
  • Prinsip keterbukaan/Kebijakan Pengungkapan Informasi Perusahaan, bila diperlukan
  • Perangkat Komunikasi:
    • Rilis Pers
    • Fact sheets
    • Advertorials
    • Profile dalam bentuk audio visual maupun text
    • Kalender
    • Websites resmi
    • Media Sosial resmi
    • Lainnya

   

  BAB V – MEDIA (MAINSTREAM, ONLINE DAN MEDIA SOSIAL)

  • Pemetaan media mainstream, online dan media sosial di tingkat nasional maupun daerah
  • Media relations – sistem dan prosedur menjalin hubungan yang serasi dengan media
  • Media engagement –prosedur menjalin kerjasama atau berkolaborasi dengan media
  • Prosedur wawancara dengan media
  • Peliputan dan dokumentasi
  • Sistem dan prosedur monitoring dan analysis berita media
  • Laporan harian, mingguan dan bulanan

   

  BAB VI – PUBLICITY (PUBLISITAS)

  • Strategi publisitas/publicity
  • Rencana tindak (action plan), jadwal, agenda setting, monitoring laporan
  • Peliputan corporate actions, inisiatif dan kegiatan manajemen, kegiatan program tanggung jawab sosial perusahaan, instansi, lembaga
  • Lainnya

   

  BAB VII – TANGGUNG JAWAB SOSIAL

  • Kebijakan Corporate Social Responsibility (CSR) atau Tanggung Jawab Sosial yang ditetapkan oleh perusahaan, instansi, lembaga, meliputi program, kegiatan dan pelaksanaan
  • Corporate Social Responsibility Team (CSR) atau Tim Tanggung Jawab Sosial yang ditetapkan oleh perusahaan, instansi, lembaga
  • Prosedur penanganan permintaan kegiatan/program CSR dari stakeholders eksternal
  • Prosedur kolaborasi atau kerjasama dengan pihak ketiga dalam program atau kegiatan tanggung jawab sosial

BAB VIII – MEMBANGUN REPUTASI

• Arti Reputasi dan unsur-unsur pembentuk reputasi
• Dampak reputasi positif
• Prosedur membangun reputasi yang positif
• Penetapan strategi komunikasi berdasarkan analisa persepsi stakeholders
• Rencana tindak, jadwal, agenda setting, program dan kegiatan, laporan

BAB IX – PENANGANAN ISSUES (ISSUES MANAGEMENT)

• Definisi Issues Management – sistem komunikasi proaktif penanganan dini untuk mencegah issue

berkembang menjadi krisis

• Tujuan penanganan issues
• Sistem dan prosedur Issues Management
• Pembentukan Tim Issues Management
• Lingkup dan tugas Tim Issues Management
• Template pelaporan issue
• Jaringan Early Warning System
• Pelaporan dan pemutahiran database

BAB X – PENANGANAN KRISIS (CRISIS MANAGEMENT)

• Definisi krisis – sebab-sebab terjadinya krisis
• Penunjukan Tim Issues Management sebagai Tim Crisis Management dan Tim Crisis Communication Management
• Penetapan Koordinator dan Tim Pendukung
• Sistem dan prosedur penanganan krisis dan komunikasi krisis
• Penetapan Crisis Center dan Media Center
• Mempersiapkan para juru bicara
• Materi dan perangkat komunikasi (standby/holding statements, briefing document, fact sheets, FAQs, dsb)
• Penanganan media saat krisis
• Laporan post mortem
• Survey persepsi stakeholders pasca krisis, analisa dan dampak terhadap reputasi
• Pelaporan dan pemutahiran database

Disarankan agar semua perusahaan, instansi, lembaga mempunyai Panduan Komunikasi seperti yang telah diuraikan di atas sesuai dengan best practice. Bila belum lengkap, dapat ditambahkan dengan bantuan seorang praktisi public relations and communications yang mumpuni dan mempunyai jam terbang cukup panjang.